Consejos para optimizar tus reuniones y aumentar la productividad
Las reuniones son una parte muy importante del mundo empresarial, ya que son una forma efectiva de comunicación en la que se pueden discutir planes, compartir ideas y tomar decisiones. Pero, con frecuencia pueden pasar a ser la parte menos provechosa de la jornada laboral, convirtiéndose en una pérdida de tiempo y recursos. Si bien es fácil convocar a una reunión, es muy importante hacer que todos los participantes saquen el máximo partido, independientemente del lugar donde estén, ya sea presencial o virtualmente. Aquí te compartimos algunos consejos para optimizar tus reuniones y aumentar la productividad.
Pregúntate si es necesario convocar a una reunión
Antes de programar una reunión, pregúntate si es realmente necesaria. Evalúa si podrías conseguir los mismos objetivos con un correo electrónico, un documento compartido o un chat informal.
Invita únicamente a los participantes relevantes
Limita la convocatoria únicamente a participantes que puedan hacer contribuciones importantes, aportar ideas nuevas y ayudar al grupo a cumplir el objetivo de la reunión. Recuerda que al aumentar en gran número la cantidad de personas, la toma de decisiones se vuelve menos efectiva.
Por otro lado, si tú eres quién ha recibido la invitación a una reunión en la cuál piensas que no tendrás mucho que aportar, podrías contactar al organizador y solicitarle la agenda detallada de la reunión. Si tras evaluar los puntos que van a tratar, sigues pensando que no necesitas estar en la reunión, declina la invitación con una breve explicación. Después, puedes pedir las notas para dar seguimiento.
Para aumentar la productividad envía la agenda y los objetivos antes de la reunión
Una agenda con un propósito claro y específico ayuda a los participantes a saber qué esperar de la reunión y a prepararse. Incluye los objetivos, los temas a tratar, quién será el responsable de cada tema y el tiempo del que dispondrá cada uno. Esto además te ayudará a asegurarte de que las personas relevantes estén presentes.
Comparte la agenda varios días antes, junto con cualquier documento de apoyo que consideres importante.
Haz que la reunión sea atractiva
Utiliza los recursos que tengas disponibles para atraer la atención y el interés de los participantes.
Por ejemplo si tienes que compartir datos, prepara una presentación con imágenes de apoyo o gráficas. Si necesitas ideas novedosas te recomendamos el blog: consejos para crear grandiosas presentaciones.
Si la reunión es para desarrollar proyectos, puedes investigar sobre la metodología Agile y aprovechar todos sus beneficios como la rapidez, colaboración, flexibilidad y más.
Por ejemplo si necesitas hacer una lluvia de ideas durante la reunión, utiliza ayuda como pizarras, post-it o mejor aún una pizarra digital colaborativa como Jamboard, donde todos pueden escribir y dibujar al mismo tiempo y ver en tiempo real lo que sucede en la pizarra.
Si es un grupo tímido y no hay mucha participación cuando pides opiniones, como solución, dirige tus preguntas a personas concretas en lugar de al grupo en general.
Y por supuesto, ofrecer una taza de café, te o agua, siempre será un plus.
Asigna un moderador y establece reglas
Pide a un participante que realice el rol de moderador, que lleve el orden de la agenda y se asegure de que se cumplan los tiempos estimados. En reuniones periódicas, esa persona se puede turnar.
Para maximizar la productividad de la reunión, es importante comunicar a los participantes las reglas claras para mantener el orden y la buena comunicación. Por ejemplo, no interrumpir a otros participantes, no utilizar los móviles, mantener el enfoque en el tema, respetar el tiempo asignado y otras más.
Toma notas durante la reunión y compártelas
Toma nota en un documento compartido en tiempo real, esto permitirá hacer un seguimiento y plasmar los resultados de manera clara y sin olvidar ningún detalle importante. Así todos los participantes tendrán oportunidad de revisarlo.
En el mismo documento, añade los nombres de los participantes, las tareas de seguimiento asignadas a cada quién, también puedes agregar un resumen a modo de recapitulación para que queden claras las conclusiones.
En Documentos de Google ahora tienes una nueva herramienta que asocia el documento con la reunión agendada en el calendario, agilizando la toma de notas y la forma de compartirlo con los invitados. En el centro de ayuda de Google puedes encontrar el paso a paso para agregar notas de la reunión a eventos desde Documentos de Google.
Fomenta la participación en igualdad
En reuniones virtuales o híbridas, asegúrate de que todos puedan participar plenamente, independientemente de dónde se encuentren o qué dispositivo usen. Además asegúrate de que todos los invitados tengan acceso a una buena conexión de internet y el enlace para unirse a la reunión sin problemas.
En caso de que algún o algunos participantes tengan una discapacidad auditiva o hablen otro idioma utiliza las funciones de subtítulos automáticos y traducción que están disponibles en programas como Google Meet.
También es muy importante preparar con antelación cómo se mostrarán las personas que participen a distancia en la sala de reuniones física.
Saca provecho de la tecnología
Con el trabajo híbrido cada vez más popular, la tecnología se convierte en un aliado para facilitar la comunicación, ahorrar tiempo y costes. Con programas como Google Meet encontrarás muchas ventajas, que harán que a través de la videollamada te sientas mejor comunicado que nunca. Utiliza funciones como la pantalla compartida para mostrar fácilmente presentaciones o documentos desde tu ordenador. También puedes utilizar dentro de la misma videollamada encuestas, pizarras, grupos de trabajo, la opción de levantar la mano para hablar y mucho más.
También es posible grabar la reunión, por si posteriormente deseas compartirla con alguien que no estuvo presente, o si necesitas revisar algún tema tratado. Siempre recomendamos consultar con todos los participantes si están de acuerdo con que se grabe la sesión.
Por otro lado, si tú te tienes que unir a una reunión, pero estás fuera de la oficina o fuera de casa, te es posible conectarte a través de tu dispositivo móvil o tablet, así no te perderás ningún detalle.
Realiza seguimientos y programa las próximas reuniones
Un seguimiento minucioso y oportuno evita que algunos temas tratados en la reunión se olviden a los pocos días. Con un sistema sencillo y fácil de gestionar, como el documento compartido con las notas de la reunión, se puede dar seguimiento e ir actualizando las tareas asignadas a cada miembro.
Aprovecha para programar la próxima reunión mientras los temas todavía están frescos en la mente de los participantes. Esto ayudará a garantizar que se realicen las acciones asignadas.
Te recomendamos pedir la opinión de los asistentes, para conocer su parecer sobre la frecuencia y duración de las reuniones.
Optimizar tus reuniones no solo te ahorrará tiempo y recursos, sino que también aumentará la productividad. Con estos consejos, podrás hacer que tus reuniones sean más eficientes y efectivas, para que todo el equipo logre obtener el máximo provecho de ellas.
Autora: Adriana Arias Chaves
